Aby przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie, należy podejść do tego jak do kompleksowego badania stanu zdrowia przedsiębiorstwa. Przy czym, nie chodzi tu o szukanie winnych, lecz identyfikację słabych punktów i szans na poprawę, aby firma mogła działać efektywniej i bezpieczniej. W tym artykule w dość ogólnym kształcie pokazujemy, jak przeprowadzić audyt wewnętrzny firmy.
Audyt to badanie składające się z faz
Przeważnie, gdy audyt jest zlecany zewnętrznej firmie, to ona szczegółowo przedstawia na początku przebieg całego procesu. Przykładem dobrych praktyk w tym zakresie jest działalność firmy przeprowadzającej audyty organizacyjne – Brainstorm Group: zanim klient zdecyduje się na audyt organizacyjny, najpierw może poznać dokładny przebieg badania. Audytorzy Brainstorm Group dokładnie omawiają przebieg badania.
Faza przygotowawcza
Pierwszy krok to ustalenie, po co w ogóle robisz audyt. Zastanów się, czy chcesz sprawdzić finanse, procesy operacyjne, czy całą firmę. Określ ramy czasowe i wyznacz zespół audytowy. Ważne, by osoby odpowiedzialne były obiektywne – jeśli audyt ma wartość, nie może być prowadzony „dla pozoru”. Dobrze przygotowana faza startowa ułatwi każdy kolejny etap.
Obszary do audytu – sprawdź „serce” swojej firmy
Audyt wewnętrzny to moment, w którym zaglądasz pod maskę i oceniasz, czy silnik firmy działa płynnie. Warto przyjrzeć się czterem głównym obszarom.
Audyt finansowy
Audyt finansowy to coś znacznie więcej niż tylko sprawdzanie rachunków. Jego celem jest zrozumienie, czy firma stoi na stabilnych nogach i czy sposób zarządzania pieniędzmi pozwala na bezpieczne funkcjonowanie. Warto przyjrzeć się przepływom pieniężnym – sprawdzić, czy przedsiębiorstwo ma wystarczającą płynność i czy klienci terminowo regulują swoje zobowiązania.
Opóźnienia w płatnościach mogą zachwiać równowagą nawet dobrze prosperującej firmy. Równie istotna jest analiza kosztów, która pozwala zidentyfikować zbędne wydatki i znaleźć obszary, w których można wprowadzić oszczędności. Ostatnim elementem jest sprawozdawczość finansowa – dane, które muszą być rzetelne, spójne i naprawdę pomocne w podejmowaniu decyzji biznesowych.
Audyt procesów operacyjnych
Ta część badania polega na ocenie tego, jak na co dzień funkcjonuje „maszyna” Twojego biznesu. Chodzi o to, by sprawdzić, czy proces produkcji lub świadczenia usług przebiega płynnie i bez zbędnych przestojów, które mogą powodować straty. Warto zwrócić uwagę na zarządzanie zapasami – nadmierne stany magazynowe wiążą się z zamrożeniem kapitału, podczas gdy zbyt małe zapasy grożą utratą klientów. Nie bez znaczenia jest także logistyka i łańcuch dostaw. Regularne opóźnienia czy wysokie koszty transportu potrafią podciąć skrzydła nawet najlepszej ofercie, dlatego optymalizacja w tym obszarze ma kluczowe znaczenie.
Audyt zarządzania ryzykiem
W przypadku audytu zarządzania ryzykiem to spojrzenie w przyszłość i próba odpowiedzi na pytanie, jak firma poradzi sobie z nieprzewidzianymi wyzwaniami. W pierwszej kolejności należy ocenić ryzyka rynkowe, czyli przygotować się na scenariusze związane z pojawieniem się silnej konkurencji czy zmianami w preferencjach klientów.
Kolejnym elementem są ryzyka operacyjne – zastanów się, jak Twoja firma funkcjonowałaby w razie awarii ważnej maszyny, systemu informatycznego albo odejścia kluczowego pracownika. Na koniec trzeba wziąć pod uwagę ryzyka prawne. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym, brak znajomości nowych regulacji, np. podatkowych czy dotyczących ochrony danych, może okazać się bardzo kosztowny.
Audyt zgodności (compliance)
To tarcza ochronna firmy.
-
Prawo – czy przestrzegasz przepisów podatkowych, prawa pracy, RODO?
-
Procedury wewnętrzne – czy pracownicy stosują się do ustalonych reguł i standardów?
Faza realizacji – zbieranie informacji
-
Kiedy już ustalisz, co chcesz sprawdzić, przychodzi moment na zbieranie danych. Warto prowadzić rozmowy z pracownikami, ponieważ to oni najlepiej znają codzienne wyzwania i realia pracy. Równocześnie należy przeanalizować dokumenty – faktury, umowy czy raporty – aby upewnić się, że są spójne i rzetelne. Ostatnim elementem jest obserwacja procesów w praktyce, bo to, co wygląda poprawnie w dokumentach, często w rzeczywistości ujawnia swoje słabe strony.
Faza raportowania i rekomendacji
Po zebraniu wszystkich materiałów nadchodzi kluczowy etap raportowania i rekomendacji. Raport powinien być prosty i czytelny, zawierać jasne wnioski, a nie jedynie suche dane. Rekomendacje muszą wskazywać konkretne działania, które można wdrożyć – zamiast ogólnych stwierdzeń o problemach warto wskazać praktyczne rozwiązania, takie jak renegocjacja umów z dostawcami w celu realnego obniżenia kosztów.
Faza wdrożenia i monitorowania
Bez wdrożenia audyt pozostaje tylko papierem. Warto więc teraz skupić się na dwóch punktach:
-
Plan działania – określ, kto odpowiada za zmiany i w jakim terminie je wprowadzi.
-
Monitoring – regularnie sprawdzaj, czy usprawnienia przynoszą efekt. Audyt nie powinien być jednorazowym wydarzeniem, ale procesem cyklicznym.
Jak wykonać audyt wewnętrzny? (wnioski końcowe)
Audyt wewnętrzny to nie kontrola, lecz inwestycja w przyszłość firmy. Pomaga lepiej zrozumieć, jak działa organizacja i gdzie można wprowadzić zmiany. Dzięki niemu przedsiębiorca zyskuje większą kontrolę nad finansami, procesami i ryzykiem. To właśnie takie działania sprawiają, że firma staje się bardziej stabilna, konkurencyjna i odporna na kryzysy.
Artykuł sponsorowany
